Polityka prywatności

1. Informacje ogólne

Administratorem danych jest PP Solutions Przemysław Pietrzak z siedzibą w Warszawie, ul. Szczęsna 26, 02-454 Warszawa, NIP: 5993248563, REGON: 386176659. Niniejsza Polityka Prywatności opisuje przetwarzanie danych użytkowników strony i klientów, w tym formularze, konta, bezpieczeństwo, zgodę na technologie terminalowe oraz analitykę i reklamę uruchamiane wyłącznie zgodnie z wyborem użytkownika.

2. Dane osobowe, które zbieramy

W zależności od używanej funkcji i udzielonych zgód możemy przetwarzać:

• Dane kontaktowe i identyfikacyjne przekazane w formularzu lub koncie: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu oraz nazwa firmy.
• Informacje o projekcie przekazane przez użytkownika, takie jak wymagania, budżet i harmonogram.
• Dane rezerwacji konsultacji powiązanej ze zgłoszeniem: wybrany początek i koniec terminu, status oraz język obsługi.
• Dane techniczne i logi bezpieczeństwa niezbędne do ochrony strony i kont, w tym adres IP, czas żądania, typ przeglądarki i system operacyjny.
• Dowód zawarcia umowy w Panelu Klienta: identyfikator konta i oferty, wersja i dokładne brzmienie oświadczenia, parametry zaakceptowanej oferty, znacznik czasu, hash SHA-256, adres IP, user-agent oraz identyfikator żądania. Dane te są danymi umownymi i dowodowymi, a nie analityką marketingową.
• Minimalny serwerowy dowód zgody: pseudonimowy identyfikator potwierdzenia, wersja polityki, czas, kategoria oraz zapisany stan udzielona/odmówiona; bez IP, user-agenta i identyfikatorów reklamowych. Język preferencji pozostaje wyłącznie w niezbędnym zapisie przeglądarki.
• Po zgodzie analitycznej: pseudonimowy identyfikator sesji w sessionStorage, identyfikator klienta pp_analytics_client_id w localStorage, parametry kampanii UTM, ścieżka strony, progi przewinięcia, przedziały zaangażowania, typ i położenie CTA oraz kontrolowane zdarzenia tarcia formularza.
• Po zgodzie marketingowej: identyfikatory kliknięć reklamowych, takie jak gclid, wbraid i gbraid; mogą być przetwarzane przez Google Ads do pomiaru reklamy oraz trafić do ograniczonej atrybucji sprzedażowej PP Solutions.

3. Sposoby zbierania danych

Dane zbieramy bezpośrednio od użytkownika lub z używanych przez niego funkcji:

• Przez formularz kontaktowy, formularz zapotrzebowania na projekt, rejestrację konta oraz komunikację mailową.
• Przez własny terminarz konsultacji po zapisaniu zgłoszenia projektowego.
• Podczas logowania i korzystania z panelu klienta lub administratora, w zakresie niezbędnym do świadczenia i zabezpieczenia usługi.
• Przez menedżer preferencji cookies i podobnych technologii, który zapisuje wybór kategorii.
• Przez Google Analytics 4 dopiero po zgodzie analitycznej oraz przez Google Ads dopiero po zgodzie marketingowej.
• Przez ograniczone raporty serwerowe i integrację Windsor.ai, bez własnego taga Windsor.ai w przeglądarce.

4. Cel przetwarzania danych

Dane przetwarzamy w następujących, rozdzielonych celach:

• Odpowiedź na zapytania, przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy oraz obsługa konta.
• Umówienie, przełożenie lub anulowanie konsultacji oraz wysłanie związanych z nią potwierdzeń transakcyjnych.
• Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka awarii i dochodzenie lub obrona roszczeń.
• Wypełnienie obowiązków prawnych, księgowych i podatkowych.
• Analityka korzystania ze strony i poprawa ścieżek użytkownika wyłącznie po zgodzie analitycznej.
• Raportowanie źródła i kampanii po zgodzie analitycznej oraz pomiar kliknięć reklamowych i przypisanie konwersji reklamowej wyłącznie po zgodzie marketingowej.
• Marketing bezpośredni odrębnymi kanałami wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa prawna i wymagane zgody.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Podstawa zależy od celu i operacji:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO: działania na żądanie przed zawarciem umowy i wykonanie umowy.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO: obowiązki prawne, w szczególności księgowe i podatkowe.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO: bezpieczeństwo, obrona roszczeń i niezbędna administracja usługą, po przeprowadzeniu oceny interesów.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1 i art. 400 Prawa komunikacji elektronicznej: opcjonalna analityka, reklama i inne technologie terminalowe.
• Art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej: zapis lub odczyt ściśle konieczny do transmisji albo usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.

6. Okres przechowywania danych

Stosujemy odrębne, możliwie krótkie okresy retencji:

• Zapytania, dane ofertowe i powiązane rezerwacje konsultacji: przez czas obsługi oraz okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; dane umowne, księgowe i podatkowe przez okres wymagany prawem.
• Dowody akceptacji umowy i niezmienne snapshoty oferty: przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; legal hold może czasowo wstrzymać usunięcie.
• Pseudonimowy identyfikator sesji jest zapisany w sessionStorage i wygasa po 30 minutach bezczynności; identyfikator klienta pp_analytics_client_id jest zapisany w localStorage maksymalnie 90 dni. Oba powstają dopiero po zgodzie analitycznej i są usuwane po jej wycofaniu albo zmianie wersji wymagającej nowej zgody.
• Surowe zdarzenia analityczne i pseudonimowa atrybucja klienta: maksymalnie 90 dni od zdarzenia; następnie usunięcie albo pozostawienie wyłącznie danych zagregowanych, których nie można odnieść do osoby.
• Identyfikatory klienta i sesji są przed zapisem backendowym haszowane jednokierunkowym HMAC. Własna ograniczona atrybucja sprzedażowa może przechować surowe gclid, wbraid i gbraid po zgodzie marketingowej maksymalnie przez 90 dni, po czym są usuwane; magazyn zdarzeń analitycznych ich nie przyjmuje. Odrębne przetwarzanie przez Google Ads podlega ustawieniom konta i warunkom Google.
• Minimalny dowód zgody: maksymalnie 13 miesięcy od jego zapisania, także gdy dokumentuje wycofanie albo zastąpienie danej wersji polityki; jest to limit operacyjny, który podlega okresowej weryfikacji prawnej.

7. Udostępnianie danych

Odbiorcami lub podmiotami przetwarzającymi mogą być, wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• Dostawcy hostingu, infrastruktury, poczty, bezpieczeństwa i wsparcia technicznego działający na nasze udokumentowane polecenie.
• iFirma jako system fakturowania i księgowości dla JDG PP Solutions Przemysław Pietrzak. Dane przyszłej P.S.A. będą obsługiwane przez odrębną konfigurację i odrębny system księgowy, bez współdzielenia numeracji ani poświadczeń.
• Dostawca płatności wybrany dla transakcji, obecnie Stripe lub PayPal, a po odrębnej konfiguracji także Przelewy24; otrzymuje dane niezbędne do utworzenia, potwierdzenia i rozliczenia płatności. Przelew tradycyjny jest rozliczany na podstawie danych bankowych i tytułu płatności.
• Google Ireland Limited dla Google Analytics 4 po zgodzie analitycznej oraz Google Ads po zgodzie marketingowej. Dla GA4 Google działa jako procesor na właściwych warunkach przetwarzania; przy włączonych funkcjach udostępniania danych lub funkcjach Ads może działać jako niezależny administrator zgodnie z odpowiednimi warunkami.
• Windsor Group AG jako procesor odczytowej integracji ELT i raportowania z wybranych źródeł Google oraz ograniczonych widoków raportowych backendu, na warunkach DPA.
• Po odrębnej zgodzie funkcjonalnej lub na treści zewnętrzne: Google Ireland Limited dla reCAPTCHA, Map Google i YouTube oraz Vimeo.com, Inc. dla osadzonych materiałów Vimeo, jeżeli dana funkcja jest aktywna.
• Skonfigurowana instancja ntfy do operacyjnych powiadomień o leadach; otrzymuje wyłącznie zminimalizowane sygnały bez treści formularza, danych kontaktowych i identyfikatorów reklamowych. Administrator dokumentuje operatora hostingu i warunki przetwarzania przed włączeniem usługi.
• Dostawcy usług księgowych i prawnych oraz organy publiczne, gdy obowiązek wynika z prawa.
• Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich partnerom do ich własnego marketingu bez odrębnej podstawy prawnej.

8. Prawa użytkownika

Na warunkach określonych w RODO masz prawo do:

• Dostępu do danych i otrzymania ich kopii oraz sprostowania danych nieprawidłowych.
• Usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania, jeżeli zachodzą przesłanki prawne.
• Przenoszenia danych, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się automatycznie.
• Sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz bezwarunkowego sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego.
• Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem.
• Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych:

• Szyfrowanie transmisji, haszowanie haseł, kontrola dostępu i regularne aktualizacje.
• Minimalizacja parametrów zdarzeń: nie zapisujemy wartości pól formularza, treści wiadomości, adresów email, numerów telefonu ani innych PII w analityce.
• Haszowanie identyfikatorów klienta i sesji jednokierunkowym HMAC po stronie backendu przed ich utrwaleniem.
• Ograniczona retencja, rejestrowanie dostępu, kopie bezpieczeństwa oraz okresowa weryfikacja odbiorców i uprawnień.

10. Cookies

Stosujemy Basic Consent Mode: przed zgodą analityczną nie uruchamiamy Google Analytics, nie wysyłamy beaconów ani opcjonalnych zdarzeń. Kategorie są niezależne, a brak działania oznacza odmowę opcjonalnego pomiaru.

• Niezbędne: zapis preferencji i bezpieczeństwo usługi; bez analityki i marketingu.
• Analityczne: Google Analytics 4, pliki _ga, identyfikatory sesji i klienta, parametry kampanii UTM oraz ograniczona taksonomia zdarzeń dopiero po zgodzie analitycznej.
• Marketingowe: Google Ads, cookies reklamowe i parametry gclid, wbraid lub gbraid dopiero po zgodzie marketingowej.
• Funkcjonalne i treści stron trzecich: osadzenia YouTube, Vimeo, Map Google lub reCAPTCHA są uruchamiane dopiero po właściwej zgodzie albo wyraźnym żądaniu ściśle koniecznej funkcji.
• Możesz odrzucić wszystkie opcjonalne kategorie lub później zmienić wybór w Ustawieniach cookies. Wycofanie jest tak samo łatwe jak udzielenie zgody.
• Istotna zmiana celów, dostawców lub zakresu danych powoduje wersjonowanie polityki i prośbę o ponowne udzielenie zgody przed ponownym uruchomieniem danej kategorii.

11. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

12. Zmiany w polityce

Publikujemy datę i wersję zmian. Zmiana czysto redakcyjna nie zmienia wyboru użytkownika; istotna zmiana celu, dostawcy lub danych wymaga ponownej zgody przed uruchomieniem zmienionej kategorii.